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Meeting Minutes

1 Meetings

These are rough notes on telephone conversations and meetings, just sort of to jar the memory!

1.1 2007-11-0?

Berlin-Mitte: Anna, Christoph, Tom

Annas Email dazu:

Subject: Dorfschreiber-Treffen der Berliner

Date: Fri, 16 Nov 2007 18:13:43 +0100

From: Anna Maria Kellner <anna.m.kellner@googlemail.com>

To: Anna Maria Wertlen <amwertlen@gmx.net>, Ron@wertlen.com

CC: Christoph Flügge <ChrFluegge@gmx.de>, Thomas Tesche

<thtesche@gmail.com>

Lieber Ron, liebe Anna,

Tom, christoph und ich haben uns vor einigen Tagen zusammengesetzt und

noch mal über das Projekt gesprochen. Ich habe die ehrenvolle Aufgabe

erhalten, die aus unserer Sicher offenen Fragen zu stellen :-):

Zunächst waren wir uns einig, dass in jedem Fall die Aufgaben des

geplanten Vereins präzisiert werden sollten. Was wir bisher haben,

klingt gut, sagt aber am Ende eigentlich noch nicht aus, was GENAU wir

denn machen wollen. Wenn wir Menschen ( u.a. auch Gründungsmitglieder

und potentielle Schulpartner) ansprechen wollen, sollten wir

aber konkret sagen können, was wir wie machen wollen. Wir müssen die

wohlklingenden Formulierungen ("Völkervesrtändigung, Beitrag zum

iterkulturellen Austausch" u.a.m.) durch so etwas wie eine Marschroute

ergänzen.

Z.B.

  • 1. konkretes Ziel: *
  • Grundfragen:*

- geht es um die Beschaffung von Hardware für die Schulen in der Zielregion?

- geht es um die Beschaffung von Geld für Technik? Für den Aufbau von

inhaltlichen Programmen?

- geht es um die Beschaffung von Kommunikationspartnern? Von

Informationen? Worüber und für wen?

- welches pädagogische Ziel verfolgen wir in der Transkei und in

Deutschland? Verfolgen wir überhaupt eines und wenn nicht, ist das klug?

Welche Konsequenzen ergäben sich möglicherweise daraus (Missbrauch des

Angebots)?

- Anzahl zu schaffender Internetanschlüsse in der Schule?

- Etablierung von (Anzahl) Schulpartnerschaften? Gründung von

entsprechenden AGs in den Schulen?

=> Also grundsätzlich so konkret wie möglich, heisst Zahlen und genaue

Projekte.

  • 2. Methode:*

- Rahmen(programm) für den Austausch zwischen Schülern?

- Welche Form der schulgebundenen Partnerschaft passt zu afrikanischen

Schulen?

- Welche Altersgruppen? (Auch vor dem Hintergrund, dass der Austausch

auf Englisch sein muss, sofern es auch um sprachlichen Austausch geht)

- In welcher Form soll der Austausch etabliert und gesteuert werden

(Anleitung/Betreuung durch Lehrer? In der Schule? Zu Hause? Begleitet

durch/angebunden an begleitenden Unterricht (z.B. Erdkunde)? Auf

deutsche Seite böten sich AGs oder Projektkurse an, gibt es Pendants auf

afrikanischer Seite?

- Wer betreut auf afrikanischer Seite? Welche Lehrer? Müssen diese

Lehrer geschult werden?

- Soll es auf afrikanischer Seite Beschränkungen geben (z.B. Sperrung

bestimmter (pornographischer o.ä.) Seiten?

  • 3. Betreuung:*

- wer betreut von unserer Seite? Soll es eine Betreuung durch den Verein

geben? Wenn ja, nur in logistischer Form (Herstellen von Kontakten,

Lösung von Software- und Hardware-Problemen.....) odet auch inhaltliche

Begleitung (muss man drüber reden, ich persönlich finde gerade diesen

Teil extrem spannend - ob es aber unserer Aufgabe ist?)

- Was erwartet Ihr genau von den Vereinsmenschen in Deutschland? Was

genau wäre hier unsere Aufgabe?

  • =>* Diese Fragen sollten sehr klar sein, bevor wir anfangen können,

hier Schulen und Unterstützer, Sponsoren etc. anzusprechen!

In diesem Zusammenhang wäre es sinnvoll, noch mal genau zu

recherchieren, *welche Akteure* bereits im Bereich "Internet für Afrika"

aktiv sind. Es gibt Microsoft, es gibt sicher einige NGOs, möglichweise

auch einige europäische Entwicklungsagenturen. Wir müssen uns einen

Überblick verschaffen, wer wo aktiv ist. Parallestrukturen auszubauen

wäre aus unserer Sicht nicht sinnvoll. Wenn man weiß, wer in welchem

Bereich aktiv ist, könnte man aber überlegen, welche sinnvollen und

wichtigen Nischen noch zu besetzen sind bzw. ob man sich in Projekte

einklinken kann ( z.B. jemand liefert Hardware und Anschlüsse, wir in

Deutschland kümmern uns um sinnvolle Begleitprojekte für die Nutzung von

Internet an den Schulen).

Noch eine große Bitte: *Die Informationspolitik* sollten wir unbedingt

verbessern. Soll heißen: Wir hier in Deutschland müssten genauer wissen,

wie genau Eure Firma funktioniert, sofern es einen Zusammenhang zu

Dorfschreiber gibt. Wir müssten auch auf dem aktuellen Stand sein, mit

welchen Partner ihr zusammenarbeitet. Als wir drei uns trafen, wusste

jeder etwas anderes, keiner wusste irgendetwas ganz sicher und letztlich

wussten wir eigentlich nichts *gg*... das ist natürlich etwas

problematisch, wenn man Partner und Schulen gewinnen will. Wir haben

beim Treffen gemerkt, dass alle drei zu unterschiedlichen Zeiten vom

Projekt gehört haben und mit Ronm gesprochen haben. Diese

unterschiedlichen Einstiegszeitpunkte schlagen sich auch in

unterschiedlichen Auffassungen über Idee und Zweck des Vereins nieder.

Neben der klaren Definition des Vereinsziels und der Maßnahmen, die zum

Erreichen des Ziels durchgeführt werden sollen, wäre es auch wichtig,

genau zu wissen, mit wem man kooperiert (auch wegen evtl.

unterschiedlicher Ziel eund Interessen der Partner) und wie genau sich

die Firma von dem Projekt abgegrenzt ist.

Mein Vorschlag an der Stelle wäre ein monatlicher kurzer Newsletter für

"Doofe", vor allem für solche, die mit der Computer-Fachsprache nicht

vertraut sind (also Christoph und mich - ich wurde autorisiert,

Christoph hier zu nennen...:-)). Zum einen sollte in diesem Newsletter

stehen, was genau die Firma macht und wie die Zusammenarbeit mit

Dorfschreiber organisiert sein sollte. Zum anderen könnte in den

fortlaufenden Ausgaben stehen, welche Aktivitäten es gab, mit welchen

Schulen Kontakt da war, wie man auf die Schulen aufmerksam wurde, mit

welchen Partner man kooperiert, warum man mit ihnen kooperiert und wie

Dorfschreiber zu dem ganzen passt. Ich weiß, dass auf der Homepage und

im Blog einiges steht - aber der Blog ist für jemanden, der bei

Dorfschreiber neu einsteigt, den Blog nicht kontinuierlich verfolgen

kann und/oder die Fachsprache nicht versteht, nicht allzu hilfreich.

Um andere überzeugen zu können, sollten wir in dieser Hinsicht noch

etwas professioneller werden... Wir müssen die Idee und die angedachten

Strukturen auf den Punkt bringen können und dazu erst einmal alle auf

einen Stand kommen.

Am Ende tauchte noch mal der *Urspungsgedanke* auf, den zumindest

Christoph und ich mit dem Projekt ursprünglich starkt verbunden, ihn

aber selber auch aus den Augen verloren haben: es gab doch ursprünglich

die Idee, dass man in den Dörfern bei einer Vertrauensperson einen

Internetzuganeg installiert bzw. einen vorhandenen so ausrüstet, dass

unter Anleitung eines zuständigen Dorfmitglieds über das Internet

Formulare heruntergeladen, Informationen über Rechte und

Verwaltungsfragen gefunden werden können etc. Der Grundgedanke war

ja die Förderung von Teilhabe, politischer Partizipation und

Ermächtigung der Dorfbewohner in Verwaltungs- und Rechtsfragen durch die

Erreichbarkeit von Informationen übers Internet. Ich erinnere mich, dass

diese Rechner in Schulen stehen sollten, es einer Schulung von

Dörfältesten, Leherern etc geben soll, die Software auf den Zweck

abgestimmt wird und unter anfänglicher Betreuung die Dorfbewohner lernen

sollen, sich übers Internet zu informieren und Rechte wahrzunehmen.

Christoph und ich waren damals beide von dieser Idee sofort überzeugt.

Wir waren uns aber nicht sicher, ob sich dieser Grundgedanke in den

jetzigen Überlegungen noch wiederfindet oder ob er zugunsten der

Schulpartnerschaften untergegangen ist. Gibt es diese Idee noch?

  • Vereinsgründung und Haftung-Problem:*

Wir müssen uns klar sein, dass eine Vereins-Gründung auch eine

uneingeschränkte Haftung nach sich zieht, d.h. der Vorstand haftet

persönlich für alles, was der Verein macht. Wenn wir Spenden generieren

wollen, werden wir möglicherweise mit größeren Summen hantieren, über

deren Verbleib und Verwendung wir Rechenschaft ablegen müssen. Wir

brauchen hier (also in Deutschland) also unbedingt jemanden, der

ausreichend Zeit (und zwar über einen längeren Zeitraum hinweg) hat,

sich zuverlässig und vertrauenswürdig um die Buchführung und Abwicklung

der Spenden zu kümmern. Dabei gilt leider für uns drei in Deutschland,

dass wir alle momentan zu wenig Zeit haben, um diese Geld-Dinge zu

übernehmen. Die Bereitschaft, eine Haftu7ng zu übernehmen, werden wir

auch bei anderen nur finden können, wenn die Ziele und Maßnahmen sehr

klar sind und auch deutlich wird, dass die Strukturen so funktionieren,

dass die Gelder auch zweckgemäß umgesetzt werden können. Daraus ergibt

sich aus unserer Sicht, dass die Klärung dieser Fragen erst einmal

Vorrang vor der eigentlichen Vereinsgründung haben sollte. Was denkt Ihr?

Ich glaube, zusammenfassend waren unsere Gedanken also: konkrete Ziele

formulieren und Maßnahmen entwicklen, die plausibel und einfach nach

außen darstellbar sind. Als ersten Schritt dazu alle Beteiligten auf

einen Stand bekommen - vielleicht könnte man im Wiki die Diskussion um

die Satzung erst mal hintanstellen und die Plattform stärker nutzen, um

über erste konkrete Ziele und Maßnahmen/Projekte abzustimmen? Dabei ist

es vielleicht hilfreich, sich erst einmal auf kleinere Ziele zu

begrenzen, die aber so konkret wie möglich zu durchdenken. Später ließe

sich der Tätigkeitsbereich dann vermutlich relativ leicht ausbauen.

In diesem Sinne sind wir gespannt auf die Antworten!

Viele herzliche Grüße aus dem eisig kalten Berlin, dass ich jetzt auf

dem Weg ins Wochenende mit meine Drahtesel durchqueren muss....

Eure Anna

--

Anna Maria Kellner

Rheinsberger Str. 2

10115 Berlin

1.2 2007-06-11

FU Berlin, Ron-Robert Tolksdorf

Robert schlägt vor:

  • Der Namen soll auf Englisch sein um gleich den Internationalen Charakter des Vereins hervorzuheben
  • Man sollte untersuchen ob es sich lohnt einen Europäischen Verein daraus zu machen.

Robert hätte gerne schriftliche Infos zum Verein bevor er sich entscheidet Gründungsmitglied zu werden, ist aber sehr interessiert an der Sache.

RonaldWertlen

1.3 2007-06-08

Ron-Karen

  • Agreed that the chairman of the executive board should be remunerated as a percentage of income, as yet to be decided.
  • Talked a lot about content. This is included on the CExP page under the next steps and Namensgebung sections.
  • Agreed that there are only 2 broad projects being undertaken. This information is also available on the CeXP page at some point.

RonaldWertlen 21:59, 8 June 2007 (CEST)

1.4 2007-06-07

Ron-Tom-Uwe

  • Both agreed this is a great idea to go ahead as discussed with Karen. Just do it!
  • Both agreed about +-50EUR annual subscription
  • Tom volunteered his time: I offered him a position as a founder member, he accepted.

1.5 2007-06-05

Ron-Karen

This meeting was shaped by the following presentation

http://ekhayaict.com/Presentations/20070602Karen-EV.ppt (size: 2.8Mb)

Notes are on the last page of the presentation

Basically, we were trying to fill in all the details and get Karen up to speed on the language of ICT4D so that she can decide if she wants the position of chairperson.

1.6 2008-12-03

Founding Meeting of the Village Scribe Association vzw.

Boortmeerbeek, Belgium, 3 Dec 2008

20:00

Attendees:

HE Judge Christoph Flügge (VSA, UN ICTY),

Amanda MacPhail (VSA),

Dr. Jan Baekelandt (VSA),

Dr. Anna Wertlen (VSA, eKhaya ICT),

Ronald Wertlen (VSA, eKhaya ICT)

-------------------------------------------------------

  • Village Scribe Association foundation meeting. The statutes were adopted and the meeting was a success.
  • Ronald Wertlen reiterates the ideas behind the vision and the many discussions that have taken place to get them so far.
  • Amanda MacPhail and Christoph Flügge: confirmed the feeling that there is great interest in the projects and ideas of the VSA and that we have the possibility of turning this potential into benefits for communities in South Africa, initially, and hopefully for all in the time to come.
  • Jan Baekelandt: offers liquid fortification.
  • The Association will be registered officially in January 2009. It was great to have so many of us together and there was a great enthusiasm and optimism about the future of the Association. That optimism seems to be warranted as the further meetings showed.

1.7 2009-07-18

Minutes: Raad v Bestuur Meeting

2009-07-18

The Hague, NL

Attending: Dr. Anna Wertlen (chair)

Amanda MacPhail (secretary)

Dr. Jan Baekelandt (treasurer)

Ronald Wertlen (dogsbody)

HE Christoph Fl¸gge (advisor)

-----------------------

AGENDA:

    Welcome Approval of Minutes of Founding Meeting Report Back by Amanda on the Official Stuff (Gov + Banking) Moving VSA Forward
      Proposed Method via Funding Institutions Presentation of a strategy forward by Ron Alternatives: Discussion of strategy presented with aim of identifying problems and alternatives. Mutually agreeable Time Line: Put down some broad dates by when we may expect some developments.
    Thanks

-----------------------

    Welcomed ably by Christoph's breakfast! Previous Minutes Approved Official Stuff
      Amanda reports about the FBI / State Security coming to her door, with a file containing all the information on her and the family, to check whether the connection withZimbabwe through her is legitimate. Anna will send reminders to people directly. Membership cards / proof of membership / receipts The account is in minus, owing to the cost of registering the VSA itself. It was noted that the RvB does not need to pay annual feesas according to the statutes. Fees are voluntary for RvB (and indeed active members).
    Moving VSA Forward
      Vision of the VSA:
        Organiser for awareNet Technology partner for for other related NGOs (Conectando Mundos) There is a great need for Technology in the development sector, but only limited resources. The VSA can help as an intermediary and experienced technology for development partner.
      Next steps:
        Summer break until end of August. (Amanda's big move, Wertlen in DE. Can start properly end of August). Writing proposals: Anna and Amanda are keen to tackle this - need info on partners. Proposals w/ Ron Beyers, Conectando Mundos, various agencies in BE, NL. Different focus projects. Perhaps something for WC2010 with SELF! Bi-weekly teleconf via Skype once things are running, to keep information flowing. This is very important for any further steps - we need to open lines of communication up and give Amanda more info.
      General comments:
        Keep the image up - very important. Amanda can help smooth texts. Start of 2010 - Amanda's South African visit, perhaps February 2010 - very keen to learn more first hand. Willing to do Twitter -> we could develop a Twitter engine...! TODO Ron: email Living Labs brochure (done).
      This is a short list of funders / partners we have. There are several more....
  • Funding potentials
    • Via solar initiatives (talk to SELF)
    • DFID and large programmes
    • UCODEP, Conectando Mundos and Oxfam (via Antonio evtl.)
    • Shuttleworth Foundation (mobile apps)
    • Facebook, Twitter/Tipjoy, etc.
  • Strategic partnerships
    • ENoLL (Brussels)
    • Phorms
  • Operative Partnerships
    • Infopreneurs
    • Ron Beyers TABIA
    • Marlon Parker<br>

Next Meeting:<br>May occur in South Africa in early 2010. Otherwise in Berlin in 2010.

2 Phone Calls

2.1 2007-04-22

Ron - Karen

Ron:

We don't know how successful this is all going to be. Have a good feeling about it that's all. Would be very excited to have an organisation "back home in Berlin" which can make a cultural exchange possible and support projects here. There is a lot o scope for such a cooperation, so there is much freedom in forming the organisation at the moment. Verein seems an inexpensive way to go...

Karen: it's also something the Germans can be comfortable with.

What sort of work is Karen looking for?

I-didn't-get-the-answer-to-this-question---do-you-have-a-preference?

Currently:

concert tours GbR (Philharmoniker and others) - not filling the time though.

What level of interest in this project?

High interest -

Karen: Canadian ex-nanny now award-winning movie maker.

Ron: Great IDRC gives a lot of money toward development work and research in it. She could get sponsorship there.

TODO: Ron sends Karen an email with the links to everything... (incl. Benjamin photos!)

3 Skype

3.1 2008-04-22

Amanda - Anna - Ron

14:00 - 14:50

    Aim of the meeting was to determine how interested Amanda is in the chairman position, to define the position a little more together with her, find out what she expects from the position and to determine the next steps. Amanda would like to be involved in the Village Scribe. (YAY!) The position is a chairperson or vice-chairperson position, which means:
    • organising the organisation
    • delegating (and finding people to delegate to, e.g. board members in Belgium)
    • taking care of vital administrative tasks, e.g.
      • validating the year-end financials presented by the treasurer
      • set up budget plans
      • write anual reports
      • call in member's meetings
    • networking, e.g. obtaining funding and marketing in Europe
    • and basically collaborating with the vice-chairperson or chairperson to bring the organisation ahead and make it grow and get better known.
    The immediate aim is to found the organisation (or association) in Europe / Belgium / Germany, whichever suits the goals of the organisation best and makes life easiest. Write letters and get assitance in the founding. Which form should be taken? Which country? What charter? Long-range timetable may require a founding of the organisation in November if all the founding members must be present at the founding meeting. Otherwise may occur sooner. (Since the organisation will be taking a definite break in Sept/Oct) Mands can divide up her time as she likes (NISC/Dutch/etc.). Participation in the initial phase at 1hr/day is great! If this can intensify in May, this will be great. Keep record of work times. What percentage of the funding is for administration? (i.e. Salary for Amanda) Background about other organisations working in the field: there are a lot, and there is a lot of momentum and change. Basically the big ones UNDP, IDRC, IIDC and DFID. We spoke quite long about the Global Teenager project.

3.2 2008-05-15

VSA Skype meeting 15 May 2008

Ron, Anna (South Africa), Mandy (Belgium)

Following are the topics that were discussed during, or points that arose from, this e-meeting:

  • Spoke briefly about setup of vzw (vereniging zonder winstoogmerk /non-profit association) – Mandy to write english summary and place in (on?) Wiki
  • Mandy to look into foundation vs association (but sounds as though association is the way to go), and turning an association into a foundation at a later date (find out if that is at all possible!)
  • Need to more clearly define long term goals /vision, future projects of VSA → e.g. e-government, e-commerce (Anna)
  • Website to form basis of funding proposal, plus can use some of it for Statute
  • Statute needs to be drafted; will be based on Satzung – Mandy to ask Anna for help when needed with translation
  • Need to decide on a timeline of activities – once Mandy has meeting with Sociaal Secretariat /Pegasus, this will be easier to determine; meeting with Pegasus will be setup for after Dutch exams
  • Members (compare hereunto board members and different forms of memberships):
    • Need to decide on who the founder members will be: Ron had a couple of people already in mind; we should try and aim for high profile people (come on Mark Shuttleworth, Oprah Winfrey and Jimmy Wales) who can present our association to the public.
    • Board members should not be the same people as the founder members, because they will do the administrative work (chairperson, vice chair person, treasurer, recording secretary and other functions)
    • We have a list of so far interested potential "normal" passive members (people that want to support us with a membership fee and their opinion)
    • We should differentiate between passive and active members. Active members will actively participate in projects, e.g. teachers, a school, one grade of school and should be given the opportunity to pay a voluntary single or joint membership fee.
    • Last but not least we will hopefully eventually have honorary members (only a voluntary membership fee).
  • Need to start looking at who to appeal to for donations (perhaps start with Belgium Companies or private people that can donate only small amounts for the support of the foundation of our VSA - tax considerations!)
  • Need to stop begging for Africa, but rather push the point that Africa has a lot to offer in return; let’s go for symbiosis rather than parasitism
  • Ron waiting to hear back from Claudia re: contacts
  • Age at which European pupils learn English was mentioned briefly (usually grade 5-7, age 11-13 in Germany): Ron has ideas for projects (art) that will not need high level or any level of English language proficiency; communicating with other English as a second language students can help improve English.
  • We should defenitely approach international/bilingual schools, e.g. the Nelson-Mandela School in Berlin!
  • Knowledge society tools is our buzz word of the month☺

Some interesting facts about Belgian NGOs:

  • there are 150-200 NGOs in Belgium
  • they collectively receive about Euro360 million/year from the Belgian government
  • approx. 50% of NGO funding comes from the Belgian government; the other 50% is self-raised (like flour)
  • the European Development Fund also provides funding to Belgian NGO’s (approx. Euro100 million/year)
  • 6 out of 10 companies in Belgium donate money to charities /NGOs
  • Only 3 founder members and 3 members of the board - who can be the same people presumably

Further:

  • The association is recognised as a legal entity from the day that the registration forms are handed in.
  • The association can back-date donation slips by two years, so it is possible to fund-raise for donations BEFORE the association is registered.

So we can start collecting now to pay for the founding of the association (needs to be checked, also valid for international donations?, application for the right to issue tax certificates?).





Title: Meeting Minutes
UID: 582712770988218724
Created On: 2011-04-08 13:00:18
Created By: Ron Wertlen
Revisions: 1

Ron Wertlen
by: Ron Wertlen
on: 2011-04-08 13:02:33
for: Importing article
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